Inventario del armario en hoja de cálculo o en app: cuál usar

Una hoja de cálculo para el inventario del armario es la primera herramienta a la que recurre casi todo el mundo cuando decide poner orden en su ropa, y con razón: es gratuita, es flexible y suma lo que le pidas. También es la herramienta que más gente abandona, porque teclear cuarenta filas de “jersey azul marino, M, lana” es tedioso y una columna de texto no te ayuda a vestirte.

Las apps de armario hacen la apuesta contraria. Se llenan rápido y es agradable navegar por ellas, pero muchas no registran los números que una hoja de cálculo maneja con facilidad. Esta guía compara las dos con honestidad, te da un juego de columnas para empezar si optas por la hoja de cálculo y explica cómo combinarlas sin mantener dos inventarios completos.

Para qué sirve realmente cada herramienta

Antes de comparar funciones, conviene tener clara la pregunta que quieres que responda tu inventario.

Preguntas que una hoja de cálculo responde bien:

• ¿Cuánto gasté en ropa el año pasado?
• ¿Cuál es el coste por uso de ese abrigo?
• ¿Qué prendas siguen en garantía o todavía pueden devolverse?
• ¿Cuántas de mis cosas vienen de marcas de moda rápida?

Preguntas que una app responde bien:

• ¿Qué tengo que combine con este pantalón?
• ¿Cuántos tops negros tengo de verdad?
• ¿Qué me pongo mañana?
• ¿Qué prendas llevo meses sin mirar?

El primer grupo trata de números y registros. El segundo, de imágenes y combinaciones. La mayor parte de la frustración con cualquiera de las dos herramientas viene de hacerle las preguntas del otro grupo.

Dónde gana la hoja de cálculo

Campos personalizados. Una hoja de cálculo admite cualquier columna que se te ocurra: precio, fecha de compra, enlace al tique, notas de arreglos, la fecha en que llevaste un abrigo a la tintorería por última vez. Las apps tienen campos fijos elegidos por quien las creó.

Cálculos. Sumas, medias y coste por uso están a una fórmula de distancia. Divide el precio entre un recuento de “veces usada” y tendrás el coste por uso de cada fila. Coste por uso explica ese cálculo en detalle.

Durabilidad y portabilidad. Un archivo CSV se abre hoy en cualquier programa de hojas de cálculo y se abrirá en lo que venga después. Es tuyo por completo.

Sin límites. A una hoja de cálculo le da igual que tengas cuarenta prendas o cuatrocientas.

Compartir y revisar. Las hojas de cálculo son fáciles de compartir con tu pareja, una aseguradora o un estilista, y fáciles de filtrar para hacer limpieza. Combinan bien con una lista para revisar el armario estructurada.

Dónde gana la app

Imágenes. Esta es la gran diferencia. La ropa es visual, y una cuadrícula de fotos de prendas te dice más en dos segundos que cien filas de texto. Puedes ver que tres “camisas azules” son tres azules bastante distintos.

Rapidez de registro. Teclear una fila a mano lleva uno o dos minutos por prenda si rellenas todas las columnas. Una app que extrae las prendas de fotos que ya tienes puede catalogar varias prendas a partir de una sola imagen. En Outfello, cada prenda de una foto de outfit, un selfie en el espejo o una captura de una tienda se detecta, se recorta, recibe un nombre, una categoría y etiquetas de color automáticamente, y luego espera a que la revises.

Vestirse. Una hoja de cálculo no puede mostrarte un conjunto. Una app puede dejarte poner una chaqueta, un top, una prenda de abajo y un calzado uno al lado del otro y ver si funcionan.

Siempre contigo. Una app web o móvil es práctica cuando estás en una tienda decidiendo si ya tienes algo parecido. Desplazarse por una hoja de cálculo en el móvil es posible, pero incómodo.

Límites, con honestidad. Aquí las apps varían mucho. Outfello, por ejemplo, no tiene campo de precio ni de fecha de compra, ni búsqueda por texto; encuentras las cosas filtrando por categoría y ordenando por color, nombre o categoría. Comprueba qué registra una app antes de convertirla en tu único registro.

Comparación lado a lado

Sobre esa última fila: si eliges una app, comprueba que te permite llevarte tus datos. Outfello ofrece una exportación completa de los datos de la cuenta en un único archivo JSON desde los ajustes de la cuenta.

Una hoja de cálculo de inventario del armario sugerida

Si empiezas una hoja de cálculo, resiste la tentación de crear treinta columnas. Cada columna es algo que tienes que rellenar en cada fila, y las columnas vacías son la señal de una hoja de cálculo que estás a punto de dejar de actualizar. Este juego cubre la mayoría de las necesidades:

Algunos consejos prácticos:

• Usa listas desplegables (validación de datos) para categoría, color, estado y temporada, para que “Gris”, “gris” y “GRIS” no acaben siendo tres colores distintos.
• Inmoviliza la fila de encabezado y activa los filtros desde el principio.
• Añade una columna de coste por uso como fórmula: el precio dividido entre las veces usada, protegida contra la división por cero.
• Mantén el recuento de “veces usada” al día actualizándolo cada semana, no cada día. Una cuenta en una nota adhesiva junto al armario funciona mejor que abrir una hoja de cálculo cada mañana.

Cómo usar las dos sin duplicar el trabajo

El truco para mantener ambas es que cada herramienta guarde solo aquello en lo que es buena, unidas por un único campo común: el nombre de la prenda.

1. Crea primero el catálogo visual en la app. Es más rápido y te obliga a mirar todo lo que tienes. Cómo digitalizar tu armario en una tarde te da un plan para hacerlo.
2. Pon a cada prenda un nombre concreto y único en la app: “jersey gris jaspeado de cuello redondo”, no “jersey”.
3. Crea filas en la hoja de cálculo solo para las prendas en las que importan los números. Para la mayoría, eso significa abrigos, calzado, trajes y cualquier cosa cara, no cada camiseta.
4. Usa el mismo nombre en los dos sitios. Cuando quieras la imagen, mira en la app; cuando quieras el precio o el coste por uso, mira en la hoja de cálculo.
5. Actualiza la hoja de cálculo con una periodicidad fija, por ejemplo una vez al mes o con el cambio de temporada, en lugar de cada vez que te vistes.

Así la hoja de cálculo se mantiene lo bastante corta como para actualizarla, y la app hace lo que a las hojas de cálculo se les da mal.

¿Cuál deberías elegir?

Elige solo una hoja de cálculo si tu objetivo es económico: controlar el gasto, calcular el coste por uso, preparar una lista para el seguro o decidir qué marcas merece la pena volver a comprar.

Elige solo una app si tu objetivo es práctico: saber de un vistazo lo que tienes, crear conjuntos, planificar qué ponerte y detectar duplicados antes de comprar.

Elige las dos si quieres responder a ambos tipos de preguntas y no te importa mantener pequeña la hoja de cálculo. La mayoría de quienes prueban las dos acaban abriendo la app casi a diario y la hoja de cálculo unas pocas veces al año, que es exactamente el equilibrio adecuado.